Factura impagada: el acuerdo en el chat
Un cliente dijo que sí a un precio, a un plazo o a un cambio, en el chat. La factura sigue siendo la factura.
Guarda el hilo con fechas antes de que desaparezca. Esto no decide quién debe pagar.
El hilo puede mostrar un acuerdo: un importe, lo que cubre, una fecha. No sustituye la factura ni un consejo.
Qué puede mostrar el hilo
Un precio aceptado, una fecha de entrega, un « lo pasamos al martes ». Esas líneas ayudan a encontrar el intercambio. No sustituyen un presupuesto firmado ni una factura.
El sí
La frase del cliente, con su hora.
El importe
Lo que cubre, escrito en el hilo, no de memoria.
El cambio
Si luego pide otra cosa, ese mensaje también cuenta.
Si el mismo trabajo también fue por SMS, no guardes dos versiones que se contradicen sin decirlo. El método está en conservar la conversación.
Busca la frase en la que el cliente dice que sí, y aquella donde aparece el importe. Si caen en días distintos, guarda las dos, no un resumen.
Copiar mientras el hilo está
Las conversaciones de trabajo desaparecen al cambiar de teléfono o al « vaciar » el chat. Exporta antes. Aparta el original.
En WhatsApp, los pasos están aquí: exportar la conversación.
Copia mientras el hilo sigue abierto. Una cuenta cerrada o un chat vaciado no hace la factura más clara.
En la copia
Un aviso claro, luego un consejo
Escribe el recordatorio en el mismo hilo, con el número de factura y la fecha de vencimiento. Guarda también ese aviso. El tono se queda en los hechos.
Si el silencio dura, un asesor o un servicio de cobro dice la continuación según el país. El PDF no la decide. Del lado de quien compra, mira los mensajes con el vendedor.
Un aviso corto puede recordar la frase y la fecha, sin añadir. Si el silencio dura, lo que sigue se decide con alguien que conoce tu situación. El método de copia: conservar la conversación con fechas.
El hilo y la factura, lado a lado
El PDF del hilo no se convierte en la factura. Ayuda a encontrar lo que se escribió.
Lo que se puede releer
Abre el acuerdo y luego el aviso. Si el importe cambió entre los dos, se quedan los dos mensajes. No guardas solo el que más te conviene.
El acuerdo
La frase y la hora.
El aviso
Más tarde, sin reescribir el acuerdo.
La factura
Un documento aparte, junto al hilo.
Encontrar la frase, luego el libro
El acuerdo está, palabra por palabra, con la hora en la burbuja.
Buscar
La palabra, el nombre. Vuelves a la burbuja.
La hora
La del mensaje, no la de la captura.
El libro
Para releer, en la mano. El PDF va incluido. El desenlace se decide en otra parte.
En la app, una palabra o un nombre basta para encontrar la burbuja. Cada mensaje guarda la fecha y la hora del chat. Eliges dónde empieza el libro y dónde acaba, y pasas el avance. Las fotos se quedan en la página. Un audio o un vídeo se abre con el QR. El PDF va con el libro. El libro sirve para tener la conversación en la mano y releerla. No dice qué hará un tribunal, un consulado, un banco o un seguro.
Preguntas frecuentes
¿El chat sustituye la factura?
No. Muestra lo que se dijo alrededor. El documento contable es el que emitiste.
¿Qué guardo si el cliente calla?
El acuerdo, los avisos, las fechas. No borres la conversación para « empezar de cero ».
¿Un PDF obliga a pagar?
No. Hace la lectura más simple para ti, para un asesor o para un servicio de mediación.
¿Basta un aviso?
Muestra que volviste a pedir. El acuerdo, si está en el hilo, tiene su propia fecha. Se leen los dos. No se mezclan.
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